FSO:s tekniska tips för mötesdeltagare i distansmöten.

Digital plattform som används för att genomföra möten är Googles Hangouts Meet. Då du klickar på anslutningslänken ansluter du först till ett vänterum för mötet. Därefter:

1. Om du inte har ett Google-konto, kommer mötesplattformen att be dig fylla i ditt namn. Om du är befullmäktigad ombud för förening, vänligen namnge dig ”Förening- Förnamn Efternamn” – t.ex. Ankdammen IF – Kalle Anka. Om du inte är befullmäktigad ombud, kan du namnge dig själv enligt egen vilja, up to you. Efter att du namngett dig, klicka på den gröna ”Be om att få gå med” – knappen. Mötesvärden (grenchef Wilhelm Stenbacka) skall då godkänna din anslutning och därefter är du med i mötet).
2. Om du har ett Google-konto (t.ex. gmail.com-konto) och är inloggad, kommer mötesplattformen (Google) automatiskt att känna igen kontot du är inloggad på och använda det profilnamn som ditt Google-konto har. T.ex. grenchefens Google-profil är Wilhelm Stenbacka, därmed heter grenchefen Wilhelm Stenbacka också på mötet. När du väl är i vänterummet, klicka på den gröna ”Be om att få gå med” – knappen. Mötesvärden (överraskningsvis grenchef Wilhelm Stenbacka) skall då godkänna din anslutning och därefter är du med i mötet).
3. Råkar du vara inloggad på ett idrott.fi-konto (personalen och eventuellt någon styrelse- eller utskottsmedlem), känner Google igen att du tillhör samma organisation som mötesvärden, då blir du automatiskt ansluten då du klickar på anslutningslänken).

Under mötet kommer mötesfönstret att se ut ungefär så här.

Grenchefen/mötesvärden accepterar din förfrågning och du kommer in till mötet. Mötesarrangören kommer inte att filma eller banda in mötet.

Om du inte har använt Googles Hangouts Meet tidigare så begär programmet/webbläsaren sannolikt att få använda sig av din mikrofon och kamera . Godkännande av detta krävs för att man ska kunna tala i mikrofonen eller visa egen bild (vilket inte är nödvändigt, men speciellt mikrofonen underlättar att framföra egna tankar och åsikter. Gå gärna in i mötesrummet i god tid före och kolla att allt funkar.

I mötesrummet finns också en chat (se på bilden). I chatten kan mötesdeltagare skriva eventuella frågor eller åsikter, bifoga länkar eller anmäla om teknikstrul.
 
Teknikstrul?

Ifall du har något tekniskt trubbel kan du skriva i chatten eller höra av dig till mötesvärden. (Otto Simosas – +358405649440, otto.simosas@idrott.fi). Under pågående möte är mötesvärden sannolikt upptagen med att vara föredragande, sekreterare, innehållsexpert, allmänt ansvarig och teknikansvarig. Så han försöker hinna hjälpa dig om något strular. I annat fall går det att kontakta någon från FSO-styrelsen vid teknikstrul.

Tips

Ha din egen mikrofon avstängd då du inte talar eller deltar aktivt i diskussionen. På detta sätt undviker vi rundgång i ljudet och bibehåller bättre anslutningskvalitet på mötet. Plocka gärna fram ett headset eller mobiltelefonens öronsnäckor om du har tillgång, ljudet blir bättre om du använder ett sådant.

Kategorier:
FSO förbundsmöte